Le Budget peut être défini comme étant la valorisation d’un programme d’activité prévisionnel pour une ou plusieurs années. On parlera donc du budget annuel, pluriannuel, triennal, quinquennal, etc…
C’est une donnée d’ailleurs très surveillée par les membres du Conseil d’Administration avant validation. Généralement, le budget de la masse salariale est établi annuellement car il y a les variations des éléments de salaire chaque année.
Avant de parler de son élaboration, il est aussi intéressant de définir ce que c’est que la masse salariale.
La Masse Salariale est la somme ses salaires bruts versés au personnel augmentées des charges patronales fiscales (IMPÔTS) et sociales (CNPS). Pour son élaboration, il faut, à partir du mois de septembre de l’exercice en cours, commencer à préparer le budget de la masse salariale du prochain exercice. Généralement, la DRH doit procéder à la clôture des réalisations réelles de toutes lignes budgétaires de la masse salariale pour la période allant de janvier à septembre de l’exercice en cours.
En ce qui concerne la réalisation des charges des trois (3) prochains mois restant (octobre/novembre/décembre), il est important de tenir compte des opérations qui restent à faire et qui vont générer des charges supplémentaires telles que, les gratifications, le treizième mois, le montant des avancements d’échelon conventionnel, les droits de départ à la retraite, etc…, pour le dernier trimestre qui va s’achever.
Pour les autres rubriques de la masse salariale dont on ne maitrise pas les valeurs réelles, on procède à l’extrapolation des trois derniers mois, c’est -à-dire qu’on divise les réalisations réelles par 9 et le résultat trouvé, on multiplie par 3 pour les prévisions de clôtures.
Les réalisations réelles des neuf premiers mois augmentées des prévisions des trois derniers mois vont permettre au DRH d’avoir effectivement les prévisions de clôture de l’exercice en cours.
BUDGETISATION DU PROCHAIN EXERCICE
Pour la budgétisation du prochain exercice, il est conseillé au DRH d’obtenir des autres Directions de l’entreprise via le Directeur Général, les besoins en effectif avec indication précise de la main-d’œuvre sollicitée (employés/ouvriers, agents de maitrise, cadres). La demande des besoins en effectifs doit être soutenue et justifiée par chaque Responsable de Département.
La Direction des Ressources Humaines devra traduire ces besoins en valeur en tenant compte des textes de la Société (Convention Collective, statut du personnel ou accord d’établissement, Notes de service….).
Cette budgétisation prendra également en compte non seulement une vision d’ensemble sur la part que représentent les rémunérations des employés mais il faut prévoir, tout ce qui aura une incidence financière au prochain exercice, il faut donc anticiper sur certains coûts, à savoir :
- Les avancements selon la convention collective de l’entreprise (l’incidence financière de la Commission d’avancement et de reclassement pour le prochain exercice) ;
- Les indemnités de départs à retraite à payer au prochain exercice ;
- Les indemnités des départs à la retraite anticipée (pour cette raison, les salariés qui veulent prendre leur retraite anticipée doivent toujours signaler avant l’élaboration du budget) ;
- Les mutations et les affectations ;
- Les indemnités de licenciements doivent être prévus ;
- Les primes de médailles d’honneur du travail au cas échéant ;
- Les indemnités de décès non encore versées et à payer au prochain exercice
- la provision congés à payer l’année suivante ;;
- Les montants des gratifications et du treizième mois à payer au prochain exercice ;
- les charges patronales (fiscales et sociales) que toutes ces rubriques ci-dessus rappelées vont entrainer au prochain exercice, etc… ;
La Direction des Ressources Humaines devra être maître de la budgétisation de sa masse salariale car elle aura à défendre ce Budget à la réunion du Comité de Direction Budgétaire pour validation des lignes budgétaires sollicitées.
Après cette réunion du Comité de Direction Budgétaire, s’il y a eu des modifications, procéder aux corrections de ce budget et le transmettre à la Direction du Contrôle et de l’Audit Interne en charge de la compilation des différents budgets des frais de fonctionnement de la société pour attendre le Conseil d’Administration Budgétaire qui se tient généralement au Cameroun au mois de décembre.
En conclusion, la DRH doit tenir compte lors de l’élaboration du budget, des éléments connus qui peuvent influencer l’augmentation de la Masse salariale (l’écart sur effectif, l’écart de structure, l’écart d’ancienneté et l’écart sur taux nominal).