Que vous soyez novice dans la gestion de projet ou déjà un professionnel curieux, comprendre les besoins d’un projet est la première étape vers un succès garanti. Alors, comment s’y prendre facilement et efficacement ?
Voici 3 méthodes simples et accessibles tirées du BABOK v3 (la Bible des Business Analysts), pour bien commencer et vous démarquer !
1. Analyse des parties prenantes
Une bonne compréhension des besoins commence toujours par identifier les parties prenantes (les personnes ou groupes concernés par le projet). Cela permet de cerner qui est concerné, quels sont leurs besoins et comment ils interagissent avec le projet.
Comment faire ?
- Dressez une carte des parties prenantes (stakeholder map). Notez toutes les personnes ou équipes qui seront impactées.
- Analysez leurs attentes, objectifs et contraintes. Pensez à discuter avec eux pour valider leur implication.
Exemple : Si vous travaillez sur un projet de digitalisation d’un service public, vos parties prenantes peuvent inclure les fonctionnaires, les citoyens utilisateurs, les responsables informatiques et les sponsors financiers.
Colonnes/critères de la carte des parties prenantes :
- Nom : Identifiez chaque partie prenante.
- Rôle : Quelle est la fonction ou la responsabilité de chaque partie prenante dans le projet ?
- Intérêt : Quelles sont les attentes ou besoins de chaque partie prenante ?
- Influence : Quel est le niveau d’influence de cette partie prenante sur le projet ? (Haut, Moyen, Faible)
- Engagement souhaité : À quel niveau cette partie prenante doit-elle être impliquée ? (Informer, consulter, collaborer, etc.)
- Responsabilité : Quels aspects du projet sont sous la responsabilité de cette partie prenante ?
- Stratégie de communication : Quelle méthode de communication est la plus adaptée à cette partie prenante (e-mail, réunion, appel téléphonique, etc.) ?
Bonus Tip : Utilisez l’approche des 5 Pourquoi (Why-Why-Why). En demandant « Pourquoi ? » cinq fois, vous pouvez clarifier les véritables motivations derrière chaque demande. Par exemple : Pourquoi ce projet est-il important pour votre service ?
2. Les Interviews
Les interviews restent l’une des méthodes les plus efficaces pour creuser en profondeur les besoins. Elles permettent d’avoir une discussion ciblée et de poser des questions adaptées aux différents rôles des parties prenantes.
Comment faire ?
- Préparez une liste de questions à l’avance, en adoptant la méthode QQOQCCP (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?). Cette approche simple vous permet de ne rien oublier lors de l’entretien.
- Privilégiez les entretiens semi-structurés : cela vous donne la liberté d’explorer des pistes intéressantes tout en suivant un cadre clair.
Exemple : Lorsque vous interrogez un directeur des opérations, demandez-lui “Comment ce processus actuel affecte-t-il votre équipe au quotidien ?”, puis creusez les détails.
Rappels importants pour une interview réussie :
- Vérifier la disponibilité des participants avant d’envoyer une invitation.
- Envoyer un email de récapitulatif avant l’interview avec les objectifs et les attentes.
- Après l’interview, envoyez un compte-rendu avec les prochaines étapes et actions à entreprendre.
Bonus Tip : Utilisez la mind map (carte mentale) pour capturer les informations des interviews de manière visuelle et intuitive. Cela vous permet de bien structurer les besoins et de voir les connexions.
3. Ateliers de co-création (Workshop)
Un atelier collaboratif permet de réunir toutes les parties prenantes pour discuter ensemble des besoins et générer des solutions. Cette méthode est particulièrement efficace pour clarifier et aligner les attentes, tout en favorisant l’implication active.
Comment faire ?
- Organisez un atelier de co-création avec une approche interactive. Utilisez des techniques comme le brainstorming, les scénarios d’utilisation, et encouragez chacun à s’exprimer.
- Utilisez des post-it, des tableaux blancs et des outils visuels pour illustrer les idées.
Exemple : Lors de la conception d’un nouveau logiciel, invitez les utilisateurs finaux et les développeurs à participer à l’atelier pour discuter ensemble des fonctionnalités les plus utiles.
Astuces pour un workshop réussi :
- Préparez un plan détaillé : Définissez les objectifs du workshop, le déroulé, et les activités qui seront réalisées.
- Incluez un timekeeper et un preneur de notes : Avoir une personne dédiée pour prendre des notes et une autre pour gérer le temps garantit une bonne gestion de l’atelier. Cela permet au facilitateur de rester concentré sur les échanges et les discussions.
- Utilisez des outils visuels : Utilisez des post-its, des tableaux blancs et des outils de mind mapping pour capturer les idées de manière claire et intuitive.
Bonus Tip : N’oubliez pas de documenter l’atelier de manière précise avec des comptes rendus clairs pour tous les participants.
