La conformité, une perte de temps et d’argent pour les entreprises ? Par Caroline Ekeh

Devant la complexification galopante des modèles opérationnels, l’exigence de plus en plus accrue des environnements réglementaires ou encore de la maturation grandissante des régulateurs, contraignent les entreprises à repenser leur approche de la conformité. La conformité est-elle une perte de temps et d’argent pour les entreprises ? Eléments de réponses dans cet article que signe Caroline Ekeh, Experte en Compliance

Retrouvez Caroline Ekeh sur projecteur magazine tous les derniers mardis du mois, dans le cadre de la rubrique « Parlons Compliance »

La conformité se définit de manière simple comme le caractère de ce qui est conforme. Dans une entreprise, elle consiste à s’assurer que la conduite des affaires se fait en adéquation avec les dispositions légales et règlementaires applicables à ses activités. C’est la conformité externe. Toutefois, la conformité ne s’arrête pas là. L’entreprise doit en plus veiller à ce que ses opérations soient menées en accord avec ses procédures et politiques internes et même les clauses contractuelles. C’est la conformité interne. Dans certains secteurs d’activités qui sont régis par des normes et des standards, la conformité va jusqu’à l’intégration des dispositions de ces normes et standards dans la liste des obligations auxquelles l’entreprise doit se conformer.

Si pendant longtemps le risque de conformité n’était pas pris en compte dans la gestion des entreprises, depuis quelques années, la conformité trouve progressivement sa place dans les organisations. Ceci, afin de développer des politiques, procédures et autres mécanismes opérationnels pertinents et efficaces qui intègrent ces exigences.

De la conception des produits et services au lancement des projets, il est plus qu’indispensable de connaître au préalable les exigences règlementaires applicables. De la même manière, le développement d’un nouveau secteur d’activité nécessite une bonne compréhension des règles de ce secteur pour mieux s’y conformer. La conformité toucher tous les aspects de l’entreprise, du commercial au comptable en passant par le juridique, le fiscal ou les opérations. Elle est donc transversale.

Les entreprises qui ont voulu se passer de ces préalables l’ont payé au prix fort. Les scandales tels que ceux d’Enron en 2001 ou encore Volkswagen en 2015 et bien d’autres encore en témoignent. Les dommages financiers, sociaux ou encore réputationnels sont inestimables. Ils vont des pénalités aux peines de prison en passant par la perte du droit d’exercer, la baisse du cours de l’entreprise, la fermeture de l’entreprise, les pertes d’emploi, la révocation des dirigeants, etc.

Force est donc de s’aligner avec la pensée du vice-procureur américain Paul McNulty qui disait : « Si vous pensez que la conformité coute cher, essayez la non-conformité. »

C’est pourquoi certaines entreprises volontaristes, conscientes de ce risque, ont pris le parti d’investir dans la conformité par la mise sur pied des unités de conformité avec des équipes, plus ou moins grandes, selon leur taille et leur niveau de risques. D’autres vont encore plus loin en faisant de la conformité une partie intégrante de leurs opérations voire du processus de décision. Elles mettront donc par exemple en place des procédures obligent la revue et la validation préalables des produits à mettre sur le marché par l’unité de conformité. De même, la formation des employés est très largement utilisée comme un outil de gestion des risques de conformité. Plus les employés seront informés et formés sur les obligations relatives à leur domaine et mettront en œuvre les mécanismes nécessaires, mieux le risque de conformité sera géré.

Toutes ces ressources en temps, en hommes et en argent sont absolument nécessaires pour garantir la pérennité, la performance et la réputation de l’entreprise. En créant cet environnement sécurisé et stable, l’entreprise favorise la productivité, le moral et la loyauté de ses employés.

De plus, la conformité est une source d’opportunités pour une organisation. En ayant une bonne maitrise de l’environnement règlementaire et surtout de ses limites, il est plus aisé de lancer dans la conception de produits ou dans des projets qui dès leur initiation seront viables et performants.

En définitive, le temps et l’argent consacrés à la conformité ne sont pas perdus car, pour reprendre Warren Buffet « Il faut 20 ans pour bâtir une réputation, mais seulement cinq minutes pour la compromettre. », or une bonne politique de conformité est un gage de la pérennité d’une organisation.